Partager un emploi du temps avec Framacalc.

Framacalc est un tableur collaboratif libre proposé par Framasoft¹. On y accède par son navigateur internet en cliquant sur ce lien : framacalc.org.
La feuille que l’on va créer avec cet outil dispose alors d’une URL unique (adresse internet en https://…) qui sera connue des seuls utilisateurs concernés. Chacun pourra alors intervenir directement sur le tableau pour le modifier et/ou le mettre à jour².

Un tableur basique mais efficace !

Il s’agit d’un tableur se limitant à l’essentiel, ce qui a l’avantage de ne pas dérouter les utilisateurs qui ne sont pas familiers de ce type d’outils dans le domaine de la bureautique (Excel, LibreOffice Calc etc.) . Les experts en feuilles de calcul sophistiquées devront apprendre à s’adapter…
Nous allons oublier aujourd’hui les calculs et nous arrêter sur une fonction annexe (mais pratique) du tableur : gérer et partager un tableau de données « texte ». Je tente de répondre ainsi aux besoins d’une association locale qui gère un emploi du temps de cours de français destinés à des réfugiés et demandeurs d’asile.

Partager un planning de cours avec Framacalc.

Buts recherchés :

• Disposer d’un planning hebdomadaire de cours (intervenants / apprenants) avec un système de couleurs par niveaux.
• Permettre aux intervenants d’apporter des modifications au tableau (changements d’horaires, de groupes, de composition des groupes).
• Pouvoir disposer d’une image du planning pour faciliter l’envoi par mail ou SMS et imprimer.

Nous allons voir maintenant et en images comment prendre en main facilement cet outil.

Comment faire avec Framacalc ?

À partir des images ci-dessous, vous devriez pouvoir acquérir les bases pour utiliser cet outil. N’ayez pas peur de faire une « grosse bêtise » ! Vous verrez qu’on peut revenir aux différentes étapes antérieures.
NB : l’enregistrement de l’état des feuilles est automatique ! Vous n’avez rien à faire pour cela.

Tuto en 14 images à faire défiler avec le bouton (< >) ci-dessous. Vous pouvez aussi le télécharger en PDF ici ! .
Conseil : visionnez la totalité du tuto avant de passer à l’action !

Imprimer / communiquer le planning

Une des problématiques rencontrées par l’association consiste à trouver des moyens de transmettre facilement le planning/emploi du temps aux apprenants.

Quelles solutions ?

1. Les destinataires disposent d’un accès internet sur smartphone (en général). Dans ce cas, l’envoi du lien obtenu à partir de la version HTML du tableau (cf. tuto en images ci-dessus) fera l’affaire (lien permanent du type : https://lite.framacalc.org/planning-frxxxxxx.html – actualisé en temps réel).
2. Capture d’écran de la version HTML du tableau pour obtenir une image (.jpg) à transmettre par SMS (ou autre mode de communication).
   Pour cela, aller sur la version HTML du planning. Sur PC ou Mac, on dispose en général d’une application de capture d’écran (cherchez éventuellement dans le menu des applications !). Elle permet de sélectionner la zone de l’écran à copier (menu « sélection). Une image d’écran est ensuite disponible dans le dossier que vous aurez choisi. Vous pouvez la communiquer.
   Sur smartphone, la capture d’écran est également possible (procédure variable selon les appareils).
3. Imprimer le tableau ? Affichez la version HTML dans le navigateur de votre ordinateur et effectuez une impression (Menu « Fichier » > Imprimer). NB : certaines mises en forme risque de ne pas être prises en compte (couleurs).
   Le plus sûr est certainement d’imprimer l’image de la capture d’écran réalisée au point 2), ci-dessus.
   

Dernier conseil : n’hésitez pas à vous référer à l’excellent guide de Framacalc sur cette page : framacalc.org !

Notes :

1. Framasoft est une association d’éducation populaire loi 1901 fondée en 2004, financée par nos dons (oui, n’hésitez pas à les soutenir !). Elle se limite à une dizaine de salarié·es et une trentaine de bénévoles. ↩︎
2. On nous dira que Google propose Google Sheets qui rend des services similaires… Mais c’est Google et pour nous, c’est NON ! Nous ne donnerons pas nos données à cet ogre dévoreur de datas à des fins mercantiles (et plus encore…). ↩︎